Software pro správu vozového parku podle registru

Hlídání STK pro všechna vozidla najednou

Správa vozového parku začíná u termínů. Jízda firemního vozidla po termínu STK je přestupek provozovatele a firmě za něj hrozí pokuta až 50 000 Kč. Propadlá STK sama o sobě povinné ručení neruší, při pojistné události je ale údajem, který pojišťovna prověřuje.

Pravidla jsou jednodušší, než se zdá, ale mají výjimky. Osobní a lehké užitkové vozy jedou na první prohlídku čtyři roky po zápisu do registru, pak každé dva roky ode dne poslední prohlídky. Ročně jezdí na prohlídku taxi, půjčovny, vozidla s právem přednostní jízdy a nákladní vozidla nad 3,5 t. Na nálepce je jen měsíc a rok, zákon ale počítá dva roky ode dne prohlídky. Kdo přijede o měsíc dřív, platnost si zkrátí, protože se další lhůta počítá od nové prohlídky.

Aplikace seřadí vozidla podle konce platnosti a u každého ukáže přesný den z dat, ne jen měsíc z nálepky. Rozdělí je na vozy po termínu a vozy, kterým STK končí do 14, 30 a 90 dní a do roka. Zvlášť hlídá vozy po výsledku „Způsobilé na 30 dnů“: po vážné závadě musí vůz na opakovanou prohlídku do 30 dní od prohlídky, jinak je nezpůsobilý k provozu. Termíny si stáhnete jako soubor ICS do svého kalendáře a řidiči dostanou připomínku. Termín na stanici si domluvíte sami: aplikace zapíše den, který vám stanice potvrdila, a řidiči pošle připomínku s dnem a stanicí.

Data o prohlídkách STK mají zpoždění zhruba tři týdny, proto může vůz, který projel stanicí před týdnem, vypadat jako po termínu. Aplikace to neskrývá: u vozu po termínu říká, že v datech do poslední aktualizace žádná novější prohlídka není, a nechá vás zapsat prohlídku podle řidiče, kterou potvrdí až další data.

Registr a vaše evidence: rozdíly

Evidenci vozového parku vede ve většině firem jeden člověk v tabulce a registr vozidel vede něco trochu jiného. Rozdíly jdou dvěma směry. Vůz, který registr eviduje na vaši firmu a vy ho neznáte, je obvykle prodaný vůz, který kupující nepřepsal, nebo nový leasingový vůz, který ještě nikdo nezapsal. Vůz, který máte v evidenci, ale pod vaším IČO ho v registru nenajdete, je v praxi skoro vždy leasingový.

Ta druhá skupina překvapuje, protože neplatí představa, že je u leasingu nájemce zapsaný jako provozovatel. Při našem měření v registru jsou čtyři společnosti specializované na operativní leasing zapsané jako vlastník i provozovatel u 83 až 99,9 % svých vozů. U čtyř leasingových společností spojených s bankami je naopak provozovatelem většinou klient, zhruba u 73 až 90 % vozů. Zákon to neukládá, je to praxe. Vysoký počet vozů, které máte v evidenci a pod IČO firmy v registru nejsou, je proto u firmy na operativním leasingu normální.

Aplikace leasingové vozy nehledá pod IČO firmy, ale podle VIN z vašeho seznamu a z měsíčních výkazů pronajímatelů, a v registru je dohledá. Pod IČO firmy registr navíc vede přívěsy, nákladní a zvláštní vozidla: u firem, které mají 31 až 500 vozů, drží stejná IČO ještě zhruba 37 dalších vozidel na každých 100 osobních a lehkých užitkových. Aplikace proto osobní a lehké užitkové vozy počítá zvlášť a ostatní kategorie uvede stranou.

Zapsané nájezdy a limity leasingových smluv

Nájezd zná registr jen z prohlídek STK. První prohlídku mají osobní a lehké užitkové vozy po čtyřech letech od registrace a další po dvou letech, takže vůz na leasing na třicet šest měsíců nemá zápis žádný. Roční nájezd ze dvou zápisů spočítáte až u vozu staršího šesti let. U většiny vozového parku proto nájezd vychází z vaší evidence, tedy z tankovacích karet, telematiky nebo z výkazu pronajímatele, a zápisy STK ho kontrolují.

Rozpor aplikace ukáže. Stav z evidence nižší než zapsaný při prohlídce označí „k ověření“, protože může jít o překlep v knize jízd nebo o vyměněný tachometr. Vůz, jehož zapsaný nájezd mezi prohlídkami klesl, dostane označení „Podezření na stočení, k ověření“ a jeho hodnotu a plán obměny aplikace nepočítá z nižšího čísla, ale z tempa jízdy před poklesem. Je to otázka, ne obvinění: pokles může mít doloženou výměnu přístrojové desky.

Leasingové smlouvy mají roční nebo celkový limit nájezdu. Pronajímatel vyúčtuje kilometry navíc (vícekilometry) až při vrácení vozu a počítá je z celkového nájezdu za celou smlouvu, obvykle 0,60 až 1,80 Kč bez DPH za kilometr nad volnou hranicí 1 %. Nedojeté kilometry (méněkilometry) se vracejí menší sazbou a u některých smluv jen do 10 000 km. Částku se většinou dozvíte při vrácení vozu, tedy ve chvíli, kdy už se s ní nedá nic dělat.

Aplikace z limitu ve smlouvě a tempa jízdy odhadne nájezd při vrácení a doplatek s předstihem, takže stihnete prohodit vozy mezi řidiči nebo požádat pronajímatele o úpravu limitu. Ukáže i málo využité vozy s nájezdem pod 10 000 km ročně, které se hodí přeřadit nebo prodat. Limity, sazby a stav kilometrů leasingových vozů jsou z vaší evidence, registr je nezná.

Prodané vozy, které zůstaly na firmě

Vůz prodáte, kupující ho nepřepíše a pokuty chodí vám. Přepis podávají prodávající a kupující společně do deseti pracovních dní od převodu vlastnictví. Neučiní-li to, může pokutu až 50 000 Kč dostat každá strana. Když kupující nespolupracuje, může o zápis požádat sám i prodávající (§ 8a zákona č. 56/2001 Sb.).

Dokud je vůz zapsaný na vaši firmu, jste jeho provozovatelem. Pokuty z kamer a za parkování jdou na provozovatele bez ohledu na zavinění, nejvýše 10 000 Kč za jednu, a odpovědnost skončí, až když je podána a vyřízena žádost o změnu provozovatele (§ 125f zákona č. 361/2000 Sb.). Na výzvu k úhradě určené částky je 15 dní od doručení: firma zaplatí, nebo označí řidiče.

Výzvu k vozu, který firma ještě má, aplikace spáruje podle registrační značky, dne a času s řidičem z vaší evidence nebo knihy jízd a připraví oznámení řidiče. Řidič potvrdí z odkazu v SMS, zda vůz tehdy řídil, a vy vidíte, kolik dní z lhůty zbývá.

Druhá past je povinné ručení. Zrušíte-li pojistku prodaného vozu dřív, než se přepis zapíše, a kupující žádnou nemá, může vám Česká kancelář pojistitelů jako provozovateli účtovat příspěvek za každý den bez pojištění a po 30 dnech úřad vůz z provozu vyřadí.

U prodaného vozu zadáte datum prodeje, aplikace odpočítá lhůtu deseti pracovních dní a průběžně ověřuje v živém registru, zda je přepis zapsaný, čeká, nebo je po lhůtě; ostatní změny v registru přicházejí s měsíčním výpisem. Aplikace připraví žádost o zápis změny s VIN a údaji o firmě i výzvu kupujícímu, odeslat je musíte sami.

Co software nedělá: GPS a kniha jízd

Žádný údaj nesmí platit za víc, než je. Software pro správu vozového parku od Proklepni nesleduje polohu vozů ani jízdy řidičů, nevede knihu jízd a nenahrazuje účetnictví ani portály pronajímatelů. Náklady na vůz skládá z dat, která už máte: z tankovacích karet, faktur pronajímatelů a servisu. Kniha jízd není u běžných firemních vozidel předepsaná zákonem: firmy ji vedou kvůli daním a leasingové smlouvy ji často vyžadují. Patří do vašeho GPS nebo jiného systému knihy jízd, my z něj jen bereme stav kilometrů. Z registru, prohlídek STK a cenového modelu nezjistíte:

• řidiče a registrační značky: otevřený registr je neobsahuje, jsou jen ve vašem seznamu;
• pojištění vozů: povinné ručení eviduje Česká kancelář pojistitelů, ne registr vozidel;
• zástavy a podmínky leasingu: registr ukáže, že je vlastníkem leasingová společnost nebo banka, ale ne limit nájezdu, sazby ani konec smlouvy, ty jsou z vaší evidence;
• nehody, servis a opravy;
• nájezd mezi prohlídkami: zapisuje se jen při STK, mezi nimi ho neznáme;
• změny z posledních dní: registr vychází jednou měsíčně a prohlídky STK mají zpoždění zhruba tří týdnů.